Doku-Tipp N°1: Das Rad stets neu erfinden.

In einer Organisation, die ihr gesamtes Text-Archiv auf den Festplatten einzelner Mitarbeiter/innen “organisiert” hat (ohne Backups zu machen), womöglich in unterschiedlichen Dateiformaten auf unterschiedlichen Computersystemen, kann die Suche nach bestehenden Texten aufwändiger werden als die Neuerstellung. Die Folge – das selbe Thema wird, obwohl längst vorhanden, aber unauffindbar und vergessen, laufend neu erfunden und getextet, womöglich von unterschiedlichen Autoren.

Manchmal werden dabei mühsam erarbeitete (und rechtlich genehmigte) Formulierungen aus früheren Projekten einfach “vergessen” und mit falschen Versionen von neuen Mitarbeiter/innen unwissentlich ersetzt. Solche Doppelgleisigkeiten können leicht vermieden werden – mit etwas Organisation, die fast gar nichts kostet.

Tipp:
Inhalte zentralisieren, vereinheitlichen und auffindbar machen. Es muss nicht immer ein sünd-teures Dokumentenmanagement-System (DMS) installiert werden, um Ordnung zu schaffen. In kleinen Organisation genügen schon kostengünstige externe Festplatten, die als Netzwerklaufwerke (NAS Network Attached Storage) dienen können. Es wird eine nachvollziehbare Ordnerstruktur und Dateinamens-Kodierung mit den Mitarbeiter/innen vereinbart.

Diese Struktur kann dann von allen Arbeitsstationen anhand von Schlagwörtern durchsucht werden. Dazu reichen bereits die “Bordmittel” eines jeden modernen Betriebssystems aus.

Für anspruchsvollere Einsätze gibt es neben kosten-intensiven DMS (Document-Management-System) auch kostenlose DMS Basis-Systeme (z. B. AlfrescoOpenKM, Agorum etc.. ) als Open-Source Versionen , die innerhalb eines definierten Rahmens und mit zusätzlicher Hardware betrieben werden können.

Allerdings lösen DMS Systeme nur das Problem der Verwaltung und Auffindung von Texten / Dateien, jedoch decken sie (in der Regel) nicht die gezielte und flexible Wiederverwendung, Standardisierung von Textteilen ab. Das lässt sich nur erzielen durch konsequente Loslösung des Inhalts von herkömmlichen Dateiformaten und durch Aufbereitung / Katalogisierung des Inhalts in einer Datenbank.

Auf den ersten Blick sollte für diese Aufgabe ein CMS (Content Management System) geeignet sein. Bei den meisten herkömmlichen CM-Systemen wird der Inhalt zwar unabhängig von der Anwendung gespeichert, jedoch zielt der Textmanagement-Ansatz in eine alt-bekannte Richtung – kompakte (online) Dokumente zu erstellen, ohne die Wiederverwendung / Standardisierung von vorhandenen Textteilen in den Mittelpunkt zu stellen.

Natürlich könnte man an dieser Stelle mit einem sehr spezialisierten Redaktionssystem ansetzen. Vertreter dieser System-Kategorie bieten meist diese gesuchten Funktionalitäten und Vieles weitere mehr. Doch welche kleine Organisation oder Firma kann sich nur ansatzweise solche Software und die dafür nötige Infrastruktur leisten?

Oft sind diese Systeme mit Funktionen überbordet, kompliziert zu integrieren und benötigen eine steile Lernkurve beim Personal.

Überraschenderweise bieten ganz simple Blog-Systeme, wie WordPress, durch ihre flexible Matrix aus Posts (Einzel-Artikel) genau diese flexible Eigenschaft, vorhandene Inhalte / Inhaltsteile zu beliebig neuen Themen bündeln zu können. Damit aus diesen Bündeln wieder echte, brauchbare Dokumente werden, haben wir (Mondolingua) uns für WordPress entschlossen, es angepasst und den Docubator geschaffen.

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